Terminal płatniczy - wszystko co musisz wiedzieć

Czym jest terminal płatniczy i czy jest obowiązkowy?

Terminal płatniczy to elektroniczne urządzenie, które umożliwia przyjmowanie płatności bezgotówkowych za towary i usługi. Służy do odczytu danych z kart płatniczych (za pomocą chipa lub zbliżeniowo), urządzeń mobilnych (telefony, zegarki) oraz do obsługi transakcji kodem BLIK. Urządzenie łączy się z centrum autoryzacyjnym w celu weryfikacji płatności i sfinalizowania transakcji.

Co kluczowe, od 1 stycznia 2022 roku, zgodnie z przepisami "Polskiego Ładu" (art. 19a Ustawy Prawo przedsiębiorców), każdy przedsiębiorca ewidencjonujący sprzedaż za pomocą kasy fiskalnej ma obowiązek zapewnić swoim klientom możliwość dokonywania płatności bezgotówkowych za pomocą co najmniej jednego instrumentu płatniczego, którym w praktyce jest właśnie terminal.

Jak działa terminal płatniczy?

Do poprawnego działania terminal płatniczy wymaga dostępu do internetu (przewodowego, Wi-Fi lub przez sieć komórkową). W momencie zbliżenia lub włożenia karty i podania kodu PIN, urządzenie wysyła zaszyfrowane zapytanie do centrum autoryzacyjnego. Centrum to kontaktuje się z bankiem, który wydał kartę, w celu sprawdzenia, czy na koncie są wystarczające środki. Po otrzymaniu potwierdzenia, terminal przesyła komunikat zwrotny o akceptacji transakcji i drukuje potwierdzenie. Cały proces jest błyskawiczny i trwa zaledwie kilka sekund.

Rodzaje terminali płatniczych – jaki wybrać dla swojej firmy?

Na rynku dostępne są różne rodzaje terminali, a wybór odpowiedniego zależy od specyfiki prowadzonej działalności.

Terminale stacjonarne

To urządzenia przeznaczone do pracy w jednym, stałym miejscu, np. przy kasie w sklepie, w punkcie usługowym czy w recepcji. Wymagają stałego podłączenia do zasilania i internetu. Są niezawodne i często zintegrowane z systemem kasowym.

Terminale mobilne (przenośne)

Bezprzewodowe terminale z wbudowaną baterią i kartą SIM lub modułem Wi-Fi. Są idealne dla biznesów, gdzie płatność przyjmowana jest z dala od kasy – w restauracjach (płatność przy stoliku), w usługach z dojazdem do klienta (np. hydraulik, kurier) czy w transporcie.

Terminal w telefonie (SoftPOS)

To najnowocześniejsze rozwiązanie, które zamienia smartfon lub tablet z systemem Android i modułem NFC w pełnoprawny terminal płatniczy. Wystarczy zainstalować specjalną aplikację, aby móc przyjmować płatności zbliżeniowe bezpośrednio na telefonie, bez potrzeby posiadania dodatkowego urządzenia.

Jakie są koszty posiadania terminala?

Koszty związane z terminalem płatniczym można podzielić na dwie główne kategorie: opłatę za urządzenie i prowizję od transakcji.

Opłaty standardowe: dzierżawa i prowizja

• Opłata za dzierżawę terminala: Jest to stała, miesięczna opłata za wynajem urządzenia, która wynosi zazwyczaj od 40 do 60 zł.
• Prowizja od transakcji (MSC): Jest to procentowa opłata pobierana od wartości każdej transakcji. Jej wysokość jest negocjowalna i zależy od branży oraz miesięcznych obrotów firmy, ale zazwyczaj waha się w przedziale 0,4% - 0,8%.

Program Polska Bezgotówkowa – darmowy terminal na start

Nowi przedsiębiorcy, którzy przez ostatnie 12 miesięcy nie akceptowali płatności kartą, mogą skorzystać z Programu Polska Bezgotówkowa. W jego ramach otrzymują wsparcie na start, które obejmuje:

• Darmową dzierżawę terminala (lub kilku) przez 12 miesięcy.
• Zwolnienie z prowizji od transakcji przez 12 miesięcy lub do osiągnięcia 100 000 zł obrotu na terminal.

Dodatkowe funkcje i usługi w terminalach płatniczych

Nowoczesne terminale to nie tylko narzędzia do przyjmowania płatności. Oferują one szereg usług dodatkowych, które mogą stanowić dodatkowe źródło przychodu dla firmy.

• Cashback: Umożliwia klientom wypłatę gotówki ze swojego konta przy okazji płacenia kartą za zakupy.
• Doładowania telefonów: Sprzedaż doładowań pre-paid do wszystkich sieci komórkowych.
• Dynamiczne przewalutowanie (DCC): Pozwala klientom z zagranicy zapłacić w walucie swojej karty. Firma otrzymuje wtedy dodatkową prowizję od transakcji.
• Przyjmowanie napiwków: Funkcja umożliwiająca klientom dodanie napiwku do rachunku podczas płatności kartą.

Zalety i wady posiadania terminala płatniczego

W dzisiejszych czasach posiadanie terminala jest nie tylko obowiązkiem, ale i biznesową koniecznością.

Zalety terminali płatniczych:

• Zwiększenie liczby klientów: Dostęp do szerokiej grupy osób preferujących płatności bezgotówkowe.
• Wyższe obroty: Klienci płacący kartą są skłonni wydawać więcej niż ci ograniczeni posiadaną gotówką.
• Poprawa wizerunku firmy: Posiadanie terminala jest postrzegane jako standard nowoczesnej i przyjaznej klientowi firmy.
• Bezpieczeństwo: Mniej gotówki w kasie to mniejsze ryzyko kradzieży.
• Dostęp do usług dodatkowych, które mogą generować dodatkowy przychód.

Wady terminali płatniczych:

• Koszty: Miesięczna opłata za dzierżawę i prowizja od transakcji obniżają marżę.
• Zależność techniczna: Wymaga stałego dostępu do prądu i internetu, których awaria może uniemożliwić przyjęcie płatności.

Terminal płatniczy - podsumowanie

Terminal płatniczy przestał być udogodnieniem, a stał się standardem i prawnym obowiązkiem dla większości polskich firm. W dobie rosnącej popularności płatności bezgotówkowych, jego brak może oznaczać utratę znaczącej części klientów. Dzięki programom takim jak Polska Bezgotówkowa bariera wejścia jest zminimalizowana, a szeroki wybór urządzeń i dodatkowych usług sprawia, że terminal może stać się nie tylko narzędziem do przyjmowania płatności, ale i elementem wspierającym rozwój biznesu.