Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych - komu przysługuje wsparcie?

Czym jest Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych?

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych jest to fundusz przeznaczony w ramach działania przedsiębiorstwa na wsparcie socjalne jego pracowników. Obejmuje to zarówno świadczenia pieniężne, jak i niepieniężne. Środki na utworzenie ZFŚS pochodzą z tzw. corocznego odpisu podstawowego. Jego wysokość na jednego zatrudnionego to 37,5% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej w roku poprzednim (lub w drugim półroczu roku poprzedniego). W 2023 roku odpis podstawowy wynosi 1662,97 zł na pracownika. Środki Funduszu gromadzone są na oddzielnym koncie, a przeznaczanie ich na inne cele niż te, wynikające z ustawy, jest niedozwolone. W przypadku niewykorzystania kwoty zgromadzonej na ZFŚS w danym roku przechodzi ona na rok kolejny. Funkcjonowanie ZFŚS określa Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

Kiedy trzeba założyć ZFŚS?

ZFŚS musi być obowiązkowo utworzony w przedsiębiorstwach, które zatrudniają co najmniej 50 pracowników. Ta liczba odnosi się do zatrudnionych w przeliczeniu na pełne etaty, a stan osobowy ustalany jest zawsze 1 stycznia danego roku. Zwiększenie zatrudnienia po tym terminie nie wpływa na obowiązek utworzenia Funduszu w danym roku. Dodatkowo obowiązek utworzenia ZFŚS obejmuje też jednostki budżetowe, zarówno administracji rządowej, jak i samorządowej. W przypadku, gdy firma zatrudnia od 20 do 50 pracowników obowiązek utworzenia Funduszy występuje dopiero wtedy, gdy pracownicy zrzeszeni w zakładowej organizacji związkowej, wystąpią z takim wnioskiem do pracodawcy. Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, by również mniejsze zakłady tworzyły takie jednostki, jednak nie jest to wymóg prawny. Istnieje jednak jeden wyjątek od wszystkich powyższych zasad - sytuacja, w której w przedsiębiorstwie funkcjonuje tzw. układ zbiorowy pracy. Wtedy to obie strony, w toku negocjacji, decydują o ewentualnej konieczności utworzenia ZFŚS.

Komu przysługują świadczenia z ZFŚS?

Mimo iż dokładne zasady przyznawania wsparcia z ZFŚS określa jego regulamin, to już z mocy ustawy istnieje grupa pracowników, która ma do niego prawo. Oczywiście samo prawo do wnioskowania o świadczenia i wsparcie z ZFŚS nie oznacza automatycznie ich przyznania. Decydować będą tu przede wszystkim kryteria dochodowe, sytuacja życiowa i rodzinna pracownika oraz plan przeznaczenia zgromadzonych w ramach ZFŚS środków na dany rok. Ważne jest to, że ani długość stażu, rodzaj stanowiska, ocena pracy, ani np. wymiar umowy nie mogą być czynnikami decydującymi o wypłacie wsparcia. O różne rodzaje świadczeń z Funduszu starać się mogą:

• pracownicy zatrudnieni w każdym wymiarze etatu oraz członkowie ich rodzin,
• pracownicy przebywający na urlopie wychowawczym,
• byli pracownicy przebywający na rencie i emeryturze i ich rodziny,
• członkowie rodzin po zmarłych pracownikach i byłych pracownikach, jeżeli pozostawali na ich utrzymaniu,
• pracownicy młodociani, z którymi zakład zawarł umowę o pracę w celu przygotowania zawodowego,
• pracownicy, z którymi pracodawca zawarł umowę o wykonywanie pracy nakładczej, tzw. chałupnicy.

Regulamin ZFŚS danej firmy może również rozszerzyć tę listę np. o osoby zatrudnione na podstawie umowy cywilnoprawnej (tzw. zlecenie) czy przebywające na urlopie bezpłatnym, które z mocy ustawy nie podlegają pod Fundusz.

Okres nabywania prawa do świadczeń z ZFŚS

Nie istnieje okres nabywania prawa do świadczeń z ZFŚS, w związku z tym, że długość stażu pracy w danej firmie nie wpływa na prawo od korzystania ze wsparcia z ZFŚS. Nie mamy więc do czynienia z żadnym okresem karencji, a pracownik może ubiegać się o świadczenia już od pierwszego dnia zatrudnienia.

Rodzaje świadczeń z ZFŚS

Wyróżniamy dwa rodzaje świadczeń z ZFŚS: świadczenie w formie pieniężnej i niepieniężnej. Może być wypłacane na wniosek pracownika lub okresowo na mocy samego regulaminu (np. w okresie przedświątecznym czy wakacyjnym). Może w końcu dotyczyć pojedynczych pracowników lub ich całych grup, z podziałem na kryterium dochodowe czy rodzinne (np. posiadanie dzieci w wieku szkolnym). Prześledźmy najpopularniejsze formy wsparcia i świadczenia, które mogą zostać sfinansowane z ZFŚS.

Wczasy pod gruszą

Chociaż określenie “wczasy pod gruszą” mogą kojarzyć się niektórym z minionym ustrojem, to świadczenie to wciąż funkcjonuje. Teraz określane jest jako dofinansowanie wypoczynku pracowników i przyznawane w formie pieniężnej, najczęściej przed urlopem wypoczynkowym. Jego wysokość zależy od sytuacji materialnej pracownika i zasobności ZFŚS. Świadczenie to nie musi być jednak przez niego wykorzystane na wyjazd - pracownik ma pełną dowolność w dysponowaniu tymi środkami. Ważne, by urlop, któremu będzie towarzyszyć trwał co najmniej 14 dni kalendarzowych.

Paczki i bony na święta

Okolicznościowe paczki dla dzieci lub bony do wykorzystania w sklepach, to kolejna bardzo popularna forma wsparcia finansowana z ZFŚS. Paczki wypełnione słodyczami i owocami przekazywane są pracownikom, którzy posiadają dzieci do 16 roku życia, w okresie świąt - Bożego Narodzenia, Wielkanocy czy np. Dnia Dziecka. Bony do sklepów coraz częściej wypierają paczki jako bardziej demokratyczne rozwiązanie (nie różnicujące pracowników pod względem posiadania dzieci), a także lepiej pasujące do potrzeb beneficjentów.

Zapomogi i pożyczki dla pracowników

W przypadku wyjątkowo trudnej sytuacji życiowej pracownika, wynikającej np. ze zdarzeń niespodziewanych, jak choroba, wypadek, klęska żywiołowa, z ZFŚS wypłacić można również bezzwrotną zapomogę. Jej wysokość i częstotliwość takiego wsparcia określa regulamin Funduszu. Innym sposobem wsparcia pracowników w trudnej sytuacji finansowej są nieoprocentowane pożyczki. Można je przeznaczyć na zakup mieszkania czy samochodu, a z czasem starać się o umorzenie części długu.

Wspieranie edukacji, kultury i sportu

Inną formą niepieniężnych świadczeń finansowanych z ZFŚS jest wspieranie rozwoju pracowników poza miejscem pracy. Może odbywać się to w formie przekazywania im biletów do teatru, kina, muzeów czy filharmonii, czy nawet organizowania zakładowych wyjazdów do miejsc kultury. Również zajęcia sportowe - karnety na basen, siłownie, kręgielnie - mieszczą się w ramach wsparcia, które pracownicy mogą otrzymać z Funduszu.

Jak skorzystać ze wsparcia z ZFŚS?

Procedura wnioskowania o wsparcie z ZFŚS może znacząco różnić się zarówno między poszczególnymi firmami, jak i w przypadku starania się o różne świadczenia. Zawsze podstawą do określenia jakie dokumenty należy złożyć jest regulamin Funduszu w naszym zakładzie pracy. Jednak najczęściej wymagane będą od pracownika dwa dokumenty:

• wniosek o świadczenie (którego wzór powinniśmy otrzymać w jednostce firmy odpowiedzialnej za zarządzanie ZFŚS),
• deklaracja co do sytuacji rodzinnej i finansowej.

Ten drugi element w wielu firmach pracownicy składają raz w roku (np. na początku roku rozliczeniowego), jednak zobowiązani są oni do informowania pracodawcy o wszelkich znaczących zmianach wobec stanu, który zadeklarowali. W przypadku zapomóg i nieoprocentowanych pożyczek może wystąpić konieczność dalszego udokumentowania naszej sytuacji. Zaświadczenia lekarskie czy z ZUS, a nawet akty zgonu członków rodziny mogą się okazać niezbędne w przypadku niektórych świadczeń. Z zasady wniosek o wsparcie składa się w jednostce odpowiedzialnej za ZFŚS (najczęściej dział kadr czy księgowości), jednak w wyjątkowych sytuacjach można go również złożyć u bezpośredniego przełożonego czy za pośrednictwem członka rodziny.

Kto zarządza ZFŚS?

Zgodnie z prawem środkami zgromadzonymi na koncie ZFŚS administruje pracodawca. W praktyce jednak deleguje te obowiązki do jednej z jednostek firmy, najczęściej odpowiedzialne są za to dział kadr lub księgowości, z imiennie oddelegowanym do tego pracownikiem. Ma on obowiązek nie tylko obsługę wniosków czy ustalenia rocznego planu zagospodarowania środków Funduszu, ale też udzielanie pracownikom informacji na temat procedur starania się o wsparcie czy wymaganych do tego dokumentach. Podstawą funkcjonowania ZFŚS wraz ze wszelkimi zasadami przyznawania świadczeń jest regulamin Funduszu. Jego treść podlega również zmianom na podstawie ustaleń między pracodawcą, związkami zawodowymi lub układem zbiorowym pracy.

Alternatywy dla ZFŚS

Główna alternatywa dla ZFŚS wystąpić może w przedsiębiorstwach poniżej 50 pracowników, oraz tych w których istnieje układ zbiorowy pracy. W takich przypadkach pracodawca może zdecydować się na finansowanie części zadań, które normalnie należą do Funduszu ze środków obrotowych firmy. Dotyczy to np. dofinansowania wypoczynku pracowników (świadczenie urlopowe zamiast wczasów pod gruszą). Jednak zasady przyznawania, wypłacania i wysokości świadczeń są ustalane wtedy przez samego pracodawcę (najczęściej w porozumieniu z pracownikami), który kierować się może większą uznaniowością w rozdzielaniu środków.

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych - podsumowanie

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych ma na celu wsparcie pracowników w gorszej sytuacji finansowej czy życiowej. Zgromadzone na nim środki pochodzą z tzw. odpisu podstawowego, a wykorzystane mogą być na dofinansowanie wypoczynku, zapomogi, nieoprocentowane pożyczki czy paczki na święta. ZFŚS jest obowiązkowy w przedsiębiorstwach zatrudniających powyżej 50 pracowników oraz jednostkach budżetowych, jednak może zostać utworzony również w innych firmach.